bpms
نرم افزار مدیریت فرآیندهای کسبوکار BPMS
سامانهای یکپارچه برای طراحی، اجرا و پایش فرآیندهای سازمانی
با سامانه BPMS سها، فرآیندهای سازمان را از مدلسازی و تعریف گردش کار تا اجرا، پایش و بهبود مستمر در یک محیط یکپارچه مدیریت کنید و دید دقیقتری بر عملکرد فرآیندها داشته باشید.
BPMS چیست و چگونه فرآیندهای سازمان را مدیریت میکند؟
BPMS مخفف Business Process Management System و به معنای سامانه مدیریت فرآیند کسبوکار است. BPMS یک نرمافزار سازمانی است که به سازمان کمک میکند فرآیندهای خود را مدلسازی، اجرا، پایش، تحلیل و بهبود دهد. در نتیجه، جریان کار از حالت پراکنده و وابسته به افراد خارج شده و به فرآیندهایی شفاف، قابلردیابی و قابلاندازهگیری تبدیل میشود.
چرا سازمانها به BPMS نیاز دارند؟
وقتی تعداد فرآیندها، واحدها و تعاملات سازمان افزایش پیدا میکند، مدیریت جریان کار بدون یک ساختار مشخص دشوارتر میشود. مشکل فقط زیاد بودن فعالیتها نیست؛ مسئله این است که فرآیندهای سازمانی باید قابل مشاهده، قابل کنترل و قابل بهبود باشند.
وقتی فرآیندها به افراد وابسته هستند
اگر اجرای یک فرآیند به تجربه و پیگیری یک یا چند نفر وابسته باشد، با جابهجایی افراد یا افزایش حجم کار، احتمال تأخیر و ناهماهنگی بیشتر میشود. مدیریت فرآیند سازمانی کمک میکند قواعد، مسئولیتها و مراحل انجام کار به جای حافظه افراد، در یک ساختار مشخص تعریف شوند.
وقتی مدیر نمیداند درخواست در کدام مرحله است
در فرآیندهای دستی، پیگیری وضعیت یک درخواست ممکن است به تماس، پیام یا بررسی چند سامانه مختلف نیاز داشته باشد. سامانه BPMS با ثبت وضعیت و مسیر اجرای فرآیند، امکان مشاهده بهتر جریان کار و شناسایی نقاط توقف را فراهم میکند.
وقتی فرآیندها بین واحدهای مختلف پراکندهاند
بسیاری از فرآیندهای سازمانی از یک واحد شروع و در چند واحد دیگر ادامه پیدا میکنند. اگر ارتباط میان این مراحل مشخص نباشد، انتقال کار و اطلاعات میتواند به یک نقطه ضعف تبدیل شود. BPMS میتواند این مراحل را در قالب یک فرآیند یکپارچه به هم متصل کند.
وقتی دادهای برای تحلیل عملکرد فرآیند وجود ندارد
ثبت یک فرآیند بهتنهایی کافی نیست؛ سازمان باید بتواند عملکرد آن را نیز اندازهگیری کند. دادههای حاصل از اجرای فرآیند میتوانند برای بررسی زمان انجام کار، نقاط توقف، انحرافات و فرصتهای بهبود استفاده شوند. پژوهشهای BPM نیز بر نقش دادههای اجرای فرآیند در تحلیل و بهبود مستمر تأکید دارند.
وقتی تغییر فرآیند دشوار و زمانبر است
فرآیندهای سازمانی ثابت نمیمانند. تغییر قوانین، ساختار سازمان، نیاز مشتری یا شرایط پروژه میتواند نیاز به اصلاح جریان کار ایجاد کند. در رویکرد BPM، طراحی و اجرای فرآیند پایان کار نیست و فرآیند باید در یک چرخه مستمر پایش و در صورت نیاز تنظیم شود.
BPMS چگونه این مشکلات را حل میکند؟
ارزش نرم افزار BPMS زمانی مشخص میشود که بتواند فرآیند را از مرحله طراحی تا اجرای واقعی و تحلیل عملکرد به یک چرخه قابلکنترل تبدیل کند:
| چالش سازمان | قابلیت BPMS | نتیجه |
|---|---|---|
| وابستگی به افراد | تعریف نقشها و گردش کار استاندارد | کاهش وابستگی فردی |
| نبود دید نسبت به وضعیت کار | ثبت و پایش مراحل فرآیند | افزایش شفافیت |
| پراکندگی فرآیند بین واحدها | اتصال مراحل و وظایف در یک گردش یکپارچه | هماهنگی بهتر بین واحدها |
| نبود داده برای تحلیل | ثبت اطلاعات و رویدادهای اجرای فرآیند | تصمیمگیری مبتنی بر داده |
| دشواری اصلاح فرآیند | مدلسازی و مدیریت تغییر فرآیند | بهبود و انطباق سریعتر |
در نتیجه، سیستم BPMS صرفاً برای خودکارسازی چند فعالیت طراحی نمیشود؛ هدف آن ایجاد بستری برای استانداردسازی، اجرای قابلکنترل، اندازهگیری و بهبود فرآیندهای کسبوکار است. این نگاه با چارچوبهای مدیریت فرآیند مانند APQC نیز همراستا است که بر حاکمیت، اندازهگیری، استانداردسازی و بهبود فرآیند تأکید دارد.
چرخه مدیریت فرآیند کسبوکار در BPMS چگونه است؟
مدیریت فرآیند کسبوکار یک فعالیت یکباره نیست. فرآیندها باید طراحی شوند، در سازمان اجرا شوند و بر اساس دادههای واقعی دوباره مورد بررسی قرار گیرند. به همین دلیل، چرخه BPM در BPMS یک چرخه پیوسته است، نه مجموعهای از مراحل که یکبار انجام شوند و پایان پیدا کنند.
در عمل، این چرخه را میتوان به شکل زیر خلاصه کرد:
- شناسایی و تحلیل اولیه فرآیندها: شناخت وضعیت موجود، بازیگران، فعالیتها و نقاطی که نیاز به اصلاح دارند.
- اولویتبندی فرآیندهای کلیدی: انتخاب فرآیندهایی که بیشترین اهمیت، پیچیدگی یا فرصت بهبود را برای سازمان دارند.
- مدلسازی و طراحی فرآیند: تبدیل فرآیند به یک مدل قابلفهم و قابلاجرا؛ برای مدلسازی استاندارد میتوان از BPMN استفاده کرد.
- پیادهسازی و اجرای فرآیند: تبدیل مدل فرآیند به یک گردش کاری قابل اجرا در سامانه BPMS و اتصال آن به سیستمها و نقشهای موردنیاز.
- پایش و تحلیل عملکرد: بررسی دادههای اجرای فرآیند برای شناسایی تأخیر، گلوگاه، انحراف و سایر نقاط قابل بهبود.
- بهبود و بازطراحی مستمر: استفاده از نتایج تحلیل برای اصلاح فرآیند و ایجاد نسخه بهینهتر.
این رویکرد با مدل چرخهای مطرحشده در پژوهش van der Aalst همراستاست؛ جایی که طراحی مجدد، پیادهسازی/پیکربندی و اجرا و تنظیم به یک چرخه متصل میشوند و دادههای حاصل از اجرای فرآیند میتوانند ورودی مرحله بازطراحی باشند.
چرخه مدیریت فرآیند کسبوکار خطی نیست. دادههای حاصل از اجرای فرآیند میتوانند دوباره به مرحله تحلیل و طراحی برگردند. بنابراین، پایان اجرای فرآیند در یک نرم افزار BPMS در واقع آغاز مرحله بعدی یادگیری و بهبود آن است.
اجزای اصلی و قابلیتهای یک سامانه BPMS
یک سامانه BPMS حرفهای باید تمام چرخه مدیریت فرآیند کسبوکار را پوشش دهد؛ از طراحی و مدلسازی تا اجرا، پایش و بهبود مستمر.
تفاوت یک BPMS واقعی با یک ابزار ساده گردش کار، در توانایی ایجاد ارتباط میان مدل فرآیند، اجرای واقعی و تحلیل عملکرد است. مهمترین قابلیتهایی که هنگام ارزیابی یک نرم افزار BPMS باید بررسی شوند عبارتاند از:
طراحی، اجرا و مدیریت فرآیندها
تبدیل فرآیندهای سازمانی به گردشهای کاری استاندارد و قابلکنترل
مدلسازی فرآیند با BPMN
طراحی فرآیندها با یک استاندارد شناختهشده و قابلفهم برای مدیران، تحلیلگران و تیم فنی.
طراحی فرمها و مدیریت اطلاعات
ایجاد فرمهای مرتبط با فرآیند و انتقال منظم اطلاعات میان مراحل مختلف.
مدیریت وظایف و ارجاع کار
تخصیص فعالیتها به افراد یا نقشها و پیگیری وضعیت هر مرحله.
تعریف قوانین و تصمیمگیری
هدایت خودکار فرآیندها بر اساس قواعد و شرایط مختلف کسبوکار.
اتوماسیون فرآیندها
تبدیل فعالیتهای تکراری و دستی به گردشهای کاری استاندارد و قابلردیابی.
کنترل، تحلیل و توسعه فرآیندها
پایش عملکرد، تحلیل دادهها و ایجاد زمینه برای بهبود مستمر
یکپارچهسازی با سامانههای سازمانی
اتصال به ERP، CRM، مالی، منابع انسانی، PMIS و سرویسهای API.
داشبورد و پایش فرآیند
مشاهده وضعیت فرآیندها، شناسایی تأخیرها و بررسی عملکرد گردشهای کاری.
گزارشگیری و تحلیل عملکرد
اندازهگیری زمان چرخه، حجم درخواستها، نقاط توقف و بهرهوری.
مدیریت دسترسی و نقشها
کنترل سطح دسترسی کاربران بر اساس جایگاه و مسئولیت سازمانی.
ثبت سوابق و Audit Trail
ثبت تاریخچه اقدامات برای پیگیری، کنترل و حسابرسی فرآیندها.
نسخهبندی و مدیریت تغییر فرآیند
اصلاح فرآیندها، مدیریت نسخهها و حفظ سوابق تغییرات.
Process Mining و Process Intelligence
تحلیل دادههای واقعی اجرا برای کشف مشکلات و فرصتهای بهبود.
یک سیستم BPMS قدرتمند فقط فرآیندها را ثبت یا نمایش نمیدهد؛ بلکه به سازمان کمک میکند فرآیندها را استاندارد کند، اجرای آنها را کنترل کند و بر اساس داده واقعی بهبود دهد.
مشاهده قابلیتهای سامانه سها ←فرآیندهای سازمان شما چقدر قابلکنترل و یکپارچه هستند؟
اگر به دنبال کاهش پراکندگی اطلاعات، شفافیت در اجرای فرآیندها و کنترل بهتر عملکرد سازمان هستید، قابلیتهای BPMS سها را بررسی کنید.
کاربردهای BPMS در سازمانها چیست؟
کاربرد BPMS زمانی بیشتر مشخص میشود که فرآیندهای واقعی سازمان را بررسی کنیم. هرجا کاری میان چند نفر یا چند واحد جریان دارد، نیاز به تأیید، ارجاع، ثبت اطلاعات یا کنترل وضعیت دارد، میتوان از سامانه BPMS برای استانداردسازی و مدیریت آن استفاده کرد.
برخی از مهمترین کاربردهای نرم افزار BPMS عبارتاند از:
BPMS فقط ابزار ترسیم فلوچارت نیست. ارزش واقعی یک سیستم BPMS زمانی ایجاد میشود که فرآیند طراحیشده در سازمان اجرا شود، عملکرد آن قابل پایش باشد و دادههای حاصل از اجرا برای اصلاح و بهبود مستمر فرآیند به کار گرفته شوند.
BPMS برای چه سازمانهایی مناسب است؟
مدیریت فرآیند سازمانی محدود به یک صنعت خاص نیست؛ اما هرچه تعداد واحدها، فرآیندها، نقشها و تعاملات بیشتر باشد، ارزش استفاده از یک سیستم BPMS نیز بیشتر میشود.
این راهکار بهویژه برای شرکتهای پروژهمحور، عمرانی و ساختمانی، نفت و گاز، صنایع تولیدی و صنعتی، شرکتهای معدنی، سازمانهای بزرگ و شرکتهای چندواحدی کاربرد دارد.
BPMS در سازمانهای پروژهمحور چه اهمیتی دارد؟
در سازمانهای پروژهمحور، فرآیندها معمولاً بین چند واحد، پروژه، پیمانکار و سیستم مختلف جریان دارند. از درخواست خرید و پرداخت گرفته تا قرارداد، اسناد، منابع و مدیریت ریسک، هر تأخیر در یک مرحله میتواند بر مراحل بعدی پروژه اثر بگذارد.
در چنین محیطی، سامانه BPMS کمک میکند این گردشهای بینواحدی از حالت پراکنده و دستی خارج شوند و به فرآیندهایی استاندارد، قابلپیگیری و قابلکنترل تبدیل شوند.
کاربردهای مهم مدیریت فرآیند سازمانی در محیطهای پروژهمحور شامل موارد زیر است:
- فرآیندهای بین واحدی پروژه: هماهنگی فعالیتهایی که بین واحدهای کنترل پروژه، مالی، منابع انسانی، تدارکات و سایر بخشها جریان دارند.
- گردش تأییدات و درخواستها: ثبت، ارجاع و پیگیری درخواستها و تأییدیهها بدون وابستگی به پیگیریهای دستی.
- قراردادها و پیمانکاران: مدیریت گردش بررسی، تأیید و پیگیری اسناد و درخواستهای مرتبط با قراردادها.
- کنترل اسناد: هدایت، ارجاع و ثبت سوابق گردش اسناد در مسیرهای مشخص.
- مالی و پرداخت: مدیریت فرآیند درخواست هزینه، بررسی، تأیید و ارجاع پرداختها.
- منابع و تجهیزات: مدیریت درخواست و تخصیص منابع انسانی، تجهیزات و سایر نیازهای پروژه.
- ریسک و تغییرات: ایجاد گردشهای مشخص برای ثبت، بررسی، ارزیابی و پیگیری ریسکها و تغییرات پروژه.
ارتباط BPMS با PMIS
PMIS دادهها و اطلاعات پروژه را مدیریت میکند، درحالیکه BPMS جریان انجام کار و تعامل میان افراد و واحدها را سامان میدهد. اتصال این دو میتواند باعث شود اطلاعات پروژه مستقیماً در فرآیندهای سازمانی مورد استفاده قرار گیرد و نتیجه اجرای فرآیند نیز به اطلاعات قابلاستفاده برای مدیریت پروژه تبدیل شود.
این ارتباط، زمینهای برای شکلگیری یک محیط یکپارچهتر فراهم میکند؛ جایی که داده، فرآیند و تصمیمگیری از یکدیگر جدا نباشند.
سامانه BPMS سها چیست؟
سامانه BPMS سها یک بستر مدیریت و اجرای فرآیندهای سازمانی است که به سازمانهای پروژهمحور و بزرگ کمک میکند گردشهای کاری خود را در یک محیط یکپارچه طراحی، اجرا، کنترل و بهبود دهند.
در سها، فرآیندها فقط به شکل نمودار و مستندات ثبت نمیشوند. میتوان برای هر فرآیند نقشها، فرمها، مراحل، ارجاعها، تأییدها و قواعد اجرایی را تعریف کرد تا جریان واقعی کار در سازمان بر اساس یک ساختار مشخص پیش برود.
مزیت مهم سها برای سازمانهای پروژهمحور، ارتباط BPMS با سایر بخشهای سامانه یکپارچه سازمان است. فرآیندهای سازمانی میتوانند در کنار اطلاعات پروژه، منابع، قراردادها، مالی، اسناد و سایر دادههای عملیاتی مدیریت شوند.
به این ترتیب، نرم افزار BPMS سها صرفاً یک ابزار گردش کار نیست؛ بلکه بستری برای تبدیل فرآیندهای پراکنده و وابسته به پیگیریهای فردی به جریانهای شفاف، قابلردیابی و قابلکنترل فراهم میکند.
در ادامه، قابلیتهای BPMS سها را از مدلسازی فرآیند تا اجرای گردش کار، یکپارچهسازی، پایش و تحلیل بررسی میکنیم.
مزیت BPMS سها برای سازمانهای پروژهمحور چیست؟
در سازمانهای پروژهمحور، فرآیندها از اطلاعات پروژه جدا نیستند. یک درخواست، تأیید، قرارداد، پرداخت یا تغییر میتواند به دادههایی از چند واحد و چند پروژه وابسته باشد. BPMS سها با قرار دادن فرآیندها در کنار اطلاعات عملیاتی سازمان، کمک میکند این ارتباطها شفافتر و قابلکنترلتر شوند.
مهمترین مزیتهای این رویکرد برای سازمانهای پروژهمحور عبارتاند از:
یکپارچگی فرآیند و اطلاعات پروژه
فرآیندهای سازمانی میتوانند در ارتباط با اطلاعات پروژه، قراردادها، منابع، اسناد و سایر دادههای عملیاتی مدیریت شوند.
کاهش جزیرهای شدن اطلاعات
اطلاعات و اقدامات بین واحدها در گردشهای جداگانه و پراکنده باقی نمیمانند و مسیر انجام کار قابل پیگیریتر میشود.
دید مدیریتی بر فرآیندها
مدیران میتوانند وضعیت فرآیندهای در حال اجرا، درخواستها، تأییدها و فعالیتهای معوق را در یک محیط یکپارچه دنبال کنند.
ارتباط فرآیندها با دادههای واقعی سازمان
فرآیندها میتوانند با دادههای واقعی سازمان در ارتباط باشند تا تصمیمگیری کمتر به فرمها و گزارشهای دستی وابسته باشد.
قابلیت سفارشیسازی
فرآیندها، نقشها و گردشهای کاری را میتوان متناسب با ساختار، قوانین داخلی و نیازهای هر سازمان طراحی و توسعه داد.
مناسب برای سازمانهای بزرگ و چندواحدی
سها برای محیطهایی مناسب است که فرآیندها میان واحدها، پروژهها و نقشهای متعدد جریان دارند.
در این رویکرد، ارزش نرمافزار BPMS فقط در خودکارسازی یک گردش کار خلاصه نمیشود؛ هدف این است که فرآیند، اطلاعات و تصمیمگیری مدیریتی در یک بستر منسجم به یکدیگر متصل شوند.
مدیریت فرآیند؛ از طراحی تا اجرا و بهبود
سامانه BPMS سها مجموعهای از ابزارهای موردنیاز برای طراحی، اجرای، پایش و توسعه فرآیندهای سازمانی را در یک بستر یکپارچه در اختیار شما قرار میدهد.
مدلسازی فرآیند
طراحی و مدیریت فرآیندهای سازمانی با ساختاری استاندارد و قابل اجرا، متناسب با جریان واقعی کار.
اتوماسیون گردش کار
تعریف مراحل، نقشها، ارجاعها و تأییدها برای اجرای منظم و قابلکنترل فرآیندهای سازمان.
مدیریت فرم و اطلاعات
دریافت، ثبت و گردش اطلاعات موردنیاز هر فرآیند در یک محیط یکپارچه و قابل پیگیری.
پایش و داشبورد فرآیند
مشاهده وضعیت فرآیندها، تأخیرها، درخواستها و عملکرد گردشهای کاری برای کنترل بهتر عملیات.
یکپارچهسازی سازمانی
ارتباط فرآیندها با PMIS، ERP و سایر سامانهها برای ایجاد جریان یکپارچه اطلاعات در سازمان.
بهبود و توسعه فرآیندها
اصلاح و توسعه فرآیندها متناسب با تغییرات ساختار، قوانین و نیازهای واقعی سازمان.
چگونه برای سازمان خود BPMS مناسب انتخاب کنیم؟
انتخاب نرمافزار BPMS باید بر اساس توانایی آن در اجرای واقعی، اندازهگیری و بهبود فرآیندهای سازمان انجام شود، نه صرفاً تعداد امکانات.
چرا سامانه BPMS سها؟
تا اینجا دیدیم یک سامانه BPMS چه نقشی در مدیریت فرآیند کسبوکار دارد و هنگام انتخاب آن باید به چه معیارهایی توجه کرد. اما برای یک سازمان پروژهمحور، مسئله فقط داشتن یک BPMS نیست؛ مهم این است که این سامانه بتواند با ساختار واقعی سازمان و دادههای عملیاتی آن ارتباط برقرار کند.
سها برای سازمانی مناسبتر است که میخواهد مدیریت فرآیند را جدا از سایر سیستمهای سازمانی دنبال نکند. در این رویکرد، BPMS میتواند در کنار PMIS و ERP قرار بگیرد و فرآیندها را به دادهها و عملیات واقعی سازمان متصل کند.
چرا این رویکرد اهمیت دارد؟
- پروژههای متعدد و فرآیندهای بینواحدی دارد
سها میتواند مدیریت فرآیند را در کنار ساختار پروژه و عملیات سازمان قرار دهد. - اطلاعات در چند سامانه مختلف پراکنده است
ارتباط BPMS با PMIS، ERP و سایر دادههای سازمانی، مسیر جریان اطلاعات را یکپارچهتر میکند. - فرآیندهای سازمان دائماً تغییر میکنند
امکان سفارشیسازی و توسعه فرآیندها کمک میکند سامانه با ساختار سازمان همراه شود. - مدیریت به دیدی فراتر از گزارشهای دستی نیاز دارد
اجرای فرآیندها قابل پایش و اندازهگیری است و اطلاعات آن میتواند مبنای تصمیمگیری قرار گیرد. - به دنبال استقرار یک راهکار متناسب با واقعیت سازمان است
بهجای تحمیل یک گردش کار ثابت، فرآیندها میتوانند بر اساس ساختار و نیازهای سازمان طراحی و توسعه داده شوند.
BPMS فقط اتوماسیون نیست
تا اینجا دیدیم یک سامانه BPMS چه نقشی در مدیریت فرآیند کسبوکار دارد و هنگام انتخاب آن باید به چه معیارهایی توجه کرد. اما برای یک سازمان پروژهمحور، مسئله فقط داشتن یک BPMS نیست؛ مهم این است که این سامانه بتواند با ساختار واقعی سازمان و دادههای عملیاتی آن ارتباط برقرار کند.
سها برای سازمانی مناسبتر است که میخواهد مدیریت فرآیند را جدا از سایر سیستمهای سازمانی دنبال نکند. در این رویکرد، BPMS میتواند در کنار PMIS و ERP قرار بگیرد و فرآیندها را به دادهها و عملیات واقعی سازمان متصل کند.
فرآیندهای سازمان را یکپارچه و قابلکنترل کنید
با سامانه BPMS سها، فرآیندهای سازمانی را از طراحی و اجرا تا پایش و بهبود در یک بستر یکپارچه مدیریت کنید.