آموزش تعریف پروژه در نرم افزار MSP | تعریف فعالیت ها و تعیین مدت زمان آن ها
وقتی قرار است یک پروژه را در Microsoft Project (MSP) برنامهریزی کنیم، اولین قدم وارد کردن چند فعالیت و ساختن یک گانت چارت نیست. برای داشتن یک برنامه زمانبندی قابل اتکا، ابتدا باید محدوده پروژه و ساختار کارها مشخص شود و سپس فعالیتها، مدتزمان و روابط بین آنها در نرمافزار تعریف شوند.
در این مقاله، یک پروژه فرضی را بهعنوان مثال در نظر میگیریم و مرحلهبهمرحله پیش میرویم؛ از تعریف پروژه و ایجاد WBS گرفته تا تعریف فعالیتها و شناسایی انواع فعالیت ها در MSP . هدف این است که با منطق درست کار با MSP آشنا شویم، نه اینکه صرفاً مراحل کار با نرمافزار را مرور کنیم.
قبل از شروع: یک نکته مهم درباره برنامه زمانبندی
MSP قرار نیست به جای تیم پروژه درباره نحوه اجرای پروژه تصمیم بگیرد.
نرمافزار میتواند روابط را محاسبه کند، تاریخها را تعیین کند، مسیر زمانی پروژه را نمایش دهد و اطلاعات را در قالبهای مختلف گزارش کند؛ اما منطق پروژه باید از شناخت واقعی کار، محدودیتها و شرایط اجرایی آن به دست بیاید.
به همین دلیل، در این مقاله ابتدا پروژه را درست ساختاربندی میکنیم و سپس اطلاعات را وارد MSP میکنیم.
برای اینکه مراحل تعریف یک پروژه جدید درMSP را بهصورت عملی بررسی کنیم، در این مقاله یک پروژه فرضی را از ابتدا تا تهیه WBS دنبال میکنیم.
شروع پروژه مثال ما: احداث یک ساختمان اداری پنجطبقه
در قدم اول، هنوز قرار نیست فعالیتهایی مانند خاکبرداری، اجرای فونداسیون یا نصب تأسیسات را وارد نرمافزار کنیم. ابتدا باید خود پروژه را در MSP تعریف کنیم تا نرمافزار بداند با چه پروژهای، از چه تاریخی و با چه شرایط زمانی سروکار دارد.
اطلاعات اولیه پروژه
برای مثال، اطلاعات پروژه را به شکل زیر در نظر میگیریم:
- نام پروژه: احداث ساختمان اداری پنجطبقه
تاریخ شروع: ۱ مهر ۱۴۰۵ - مدت مورد انتظار پروژه: ۱۲ ماه
- تقویم کاری: شنبه تا چهارشنبه، ۸ ساعت در روز
- نوع پروژه: ساختمانی
پس از ایجاد فایل جدید در MSP، تاریخ شروع پروژه را مشخص میکنیم و تقویم کاری متناسب با شرایط واقعی پروژه را در نظر میگیریم. پس به ترتیب زیر پیش می رویم :
گام اول: تنظیمات تقویمی پروژه در MSP
بعد از تعریف پروژه، بهتر است تنظیمات تقویمی نرمافزار را متناسب با شرایط کاری پروژه مشخص کنیم. برای این کار از مسیر زیر وارد تنظیمات میشویم:
File → Options → Schedule
در بخش Calendar options، تنظیمات موردنیاز پروژه را مشخص میکنیم.
برای مثال پروژه ساختمانی ما، تنظیمات را به شکل زیر در نظر میگیریم:
- Week starts on: Saturday
- Fiscal year starts in: April
گام دوم: تعریف تقویم کاری پروژه در MSP
حالا که تنظیمات اولیه پروژه انجام شد، باید تقویم کاری پروژه را تعریف کنیم؛ یعنی مشخص کنیم پروژه در چه روزها و ساعتهایی فعالیت دارد و چه روزهایی تعطیل محسوب میشوند.
برای این کار از منوی زیر وارد میشویم:
Project → Change Working Time
در پنجره بازشده، میتوانیم یک تقویم جدید برای پروژه ایجاد کنیم. برای مثال، برای پروژه ساختمانی خودمان یک تقویم با نام «ساختمان اداری پنجطبقه» ایجاد میکنیم.
تنظیم روزها و ساعات کاری
پس از ایجاد تقویم، از بخش Work Weeks میتوانیم هفته کاری پروژه را مشخص کنیم. با انتخاب گزینه Details، تنظیمات مربوط به روزهای هفته و ساعات کاری نمایش داده میشود.
در این قسمت میتوانیم برای هر روز مشخص کنیم که:
- روز کاری است یا تعطیل؛
- ساعت شروع و پایان کار چه زمانی باشد؛
- در صورت وجود چند شیفت، ساعات کاری هر شیفت چگونه تعریف شود.
برای مثال، اگر پروژه ما از شنبه تا چهارشنبه، ساعت ۸ تا ۱۷ فعالیت داشته باشد، این ساعات را در تقویم پروژه وارد میکنیم.
تعریف تعطیلات پروژه
در صورتی که پروژه در روزهای خاصی مانند تعطیلات رسمی یا مناسبتهای مشخص فعالیت نداشته باشد، میتوانیم آنها را از طریق بخش Exceptions به تقویم اضافه کنیم.
برای مثال، برای تعطیلاتی مانند عید نوروز یا یک تعطیلی مناسبتی، نام تعطیلی را در قسمت Name وارد کرده و بازه تعطیلی را در بخش Start و Finish مشخص میکنیم.
همچنین اگر تعطیلی موردنظر بهصورت دورهای تکرار شود، میتوان الگوی تکرار آن را نیز تعریف کرد. در این حالت، با انتخاب Details در بخش Exceptions میتوان:
- الگوی تکرار را بهصورت روزانه، هفتگی، ماهانه یا سالانه مشخص کرد؛
- نحوه تکرار تعطیلی را تعیین کرد؛
- تعداد دفعات تکرار یا تاریخ پایان آن را مشخص کرد.
گام سوم: تعیین زمان شروع پروژه در MSP
برای تعیین تاریخ شروع پروژه، از منوی زیر وارد بخش اطلاعات پروژه میشویم:
Project → Project Information
در پنجره بازشده، در قسمت Start date تاریخ شروع پروژه را مشخص میکنیم.
برای مثال، در پروژه فرضی ساختمان اداری پنجطبقه، تاریخ شروع پروژه را ۱ مهر ۱۴۰۵ در نظر میگیریم.
پس از تعیین تاریخ شروع، MSP محاسبات زمانبندی فعالیتها را بر اساس این تاریخ انجام خواهد داد.
گام چهارم: ایجاد WBS در MSP
پس از انجام تنظیمات اولیه پروژه، حالا که پروژه را در نرم افزار تعریف کرده ایم ، نوبت به ایجاد ساختار شکست کار (WBS) میرسد. WBS ساختار سلسلهمراتبی پروژه را مشخص میکند و پروژه را به بخشهای قابل مدیریت تقسیم میکند.
در این مقاله وارد اصول و روشهای تهیه WBS نمیشویم؛ برای آشنایی دقیقتر با این موضوع میتوانید مقالات زیر را مطالعه کنید:
در ادامه، فرض میکنیم WBS پروژه از قبل تهیه شده و میخواهیم آن را در Microsoft Project وارد کنیم.
وارد کردن WBS در MSP
برای ایجاد WBS در MSP، ابتدا در نمای Gantt Chart قرار میگیریم. در ستون Task Name، ابتدا نام پروژه یا بخشهای اصلی پروژه را وارد میکنیم و سپس فعالیتها و زیربخشهای مربوط به هر قسمت را در ردیفهای زیر آن قرار میدهیم.
برای تبدیل یک فعالیت به زیرمجموعه فعالیت بالاتر، از گزینههای Indent Task و Outdent Task در نوار ابزار استفاده میکنیم.
- Indent Task: انتقال فعالیت به سطح پایینتر و تبدیل آن به زیرمجموعه فعالیت قبلی
- Outdent Task: انتقال فعالیت به سطح بالاتر
به این ترتیب میتوان ساختار سلسلهمراتبی WBS را در MSP ایجاد کرد. فعالیتی که در سطح بالاتر قرار میگیرد، بهعنوان Summary Task شناخته میشود و فعالیتهای زیرمجموعه آن، جزئیات مربوط به آن بخش از پروژه را تشکیل میدهند.
WBS پروژه ساختمان اداری پنجطبقه
برای پروژه فرضی خودمان، میتوانیم ساختار اولیه WBS را به شکل زیر در MSP وارد کنیم:
انواع فعالیتها در MSP
بعد از ایجاد ساختار پروژه در MSP، لازم است با انواع فعالیتهایی که در برنامه زمانبندی استفاده میشوند آشنا باشیم. بهطور کلی، فعالیتها در MSP را میتوان در سه گروه اصلی در نظر گرفت:
- Summary Task؛ فعالیت مادر
Summary Task فعالیتی است که یک یا چند فعالیت زیرمجموعه دارد و برای نمایش یک بخش اصلی از پروژه استفاده میشود.برای مثال، در پروژه ساختمان اداری پنجطبقه، «اجرای سازه» میتواند یک Summary Task باشد و فعالیتهایی مانند اجرای فونداسیون، اجرای اسکلت و اجرای بام زیرمجموعه آن قرار بگیرند.مدتزمان و تاریخ شروع و پایان Summary Task توسط MSP و بر اساس فعالیتهای زیرمجموعه آن محاسبه میشود. - Milestone؛ نقاط عطف پروژه
Milestone یا نقطه عطف، رویدادی مهم در پروژه است که برای مشخص کردن یک اتفاق یا دستاورد کلیدی استفاده میشود؛ مانند:
– شروع یا پایان یک فاز پروژه
–تکمیل طراحی
-اتمام اجرای فونداسیون
-تحویل پروژه
-رویدادهای مهم و نقاط تصمیمگیری
در MSP، مدتزمان یک Milestone معمولاً صفر در نظر گرفته میشود و بهصورت یک نقطه در گانت چارت نمایش داده میشود. - Task؛ فعالیت اجرایی
Task فعالیتی است که در پایینترین سطح ساختار برنامه قرار میگیرد و برای آن اطلاعاتی مانند مدتزمان، تاریخ شروع و سایر مشخصات برنامه زمانبندی تعیین میشود.برای مثال، «اجرای فونداسیون» یا «نصب پنجرهها» میتواند یک Task باشد.
در زمان تهیه برنامه زمانبندی در MSP، اطلاعات اجرایی مانند مدت فعالیت را برای Taskها وارد میکنیم و Summary Taskها بر اساس فعالیتهای زیرمجموعه محاسبه میشوند.
اهمیت تعیین مناسب مدت فعالیتها درMSP
برای اینکه برنامه زمانبندی قابلیت کنترل و گزارشگیری مناسبی داشته باشد، بهتر است فعالیتها بیش از حد طولانی تعریف نشوند. بهعنوان یک قاعده کنترلی، توصیه میشود مدت یک فعالیت بیشتر از دو دوره گزارشدهی نباشد.
برای مثال، اگر گزارش پیشرفت پروژه بهصورت ماهانه تهیه میشود، بهتر است فعالیتها معمولاً بیشتر از دو ماه یا حدود ۶۰ روز تعریف نشوند. در صورت طولانی بودن یک فعالیت، میتوان آن را به فعالیتهای کوچکتر و قابل کنترلتر تقسیم کرد.
این موضوع باعث میشود برنامه زمانبندی پروژه برای ثبت پیشرفت و مقایسه وضعیت واقعی با برنامه، قابلیت کنترل بیشتری داشته باشد.
در گام بعدی، برای فعالیتهای پروژه ساختمان اداری پنجطبقه مدتزمان تعیین میکنیم و برنامه را از نظر زمانی تکمیل خواهیم کرد.
وقتی زمانبندی، بخشی از مدیریت پروژه است!
تا اینجا دیدیم که چگونه میتوان در MSP یک پروژه را تعریف کرد، ساختار شکست کار را ایجاد کرد، فعالیتها را وارد نمود و برای هر فعالیت مدتزمان مشخص کرد. این مراحل، پایه شکلگیری یک برنامه زمانبندی استاندارد هستند؛ اما در یک پروژه واقعی، برنامه زمانبندی تنها بخشی از اطلاعات موردنیاز برای مدیریت پروژه است.
در ادامه اجرای پروژه، مدیران و تیم پروژه باید بتوانند در کنار برنامه زمانبندی، پیشرفت فعالیتها، منابع، هزینهها، ریسکها، قراردادها، اسناد و سایر اطلاعات پروژه را نیز مدیریت و کنترل کنند. زمانی که این اطلاعات در ابزارها و فایلهای مختلف پراکنده باشند، تصویر یکپارچهای از وضعیت پروژه در اختیار مدیران قرار نمیگیرد.
اینجاست که یک سامانه مدیریت پروژه سازمانی میتواند در کنار ابزارهای تخصصی زمانبندی، نقش مهمی در یکپارچهسازی اطلاعات پروژه داشته باشد.
وقتی مدیریت پروژه فقط زمانبندی نیست
MSP برای برنامهریزی و زمانبندی پروژه قدرتمند است؛ اما مدیریت یکپارچه پروژه به اطلاعاتی فراتر از زمانبندی نیاز دارد.
MSP زمانبندی را مدیریت میکند؛ سها، پروژه را یکپارچه مدیریت میکند.
مدیریت یکپارچه پروژه با سامانه سها
سامانه سها با ایجاد یک محیط یکپارچه برای مدیریت اطلاعات پروژه، این امکان را فراهم میکند که برنامه و اطلاعات اجرایی پروژه در کنار دادههای مربوط به پیشرفت، هزینه، منابع، ریسک، قراردادها و گزارشهای مدیریتی قرار بگیرند.
در چنین ساختاری، هدف صرفاً تهیه یک برنامه زمانبندی نیست؛ بلکه تبدیل اطلاعات پروژه به تصویری قابل اتکا برای کنترل و تصمیمگیری مدیریتی است.
اگر MSP نقطه شروع مناسبی برای تهیه و مدیریت برنامه زمانبندی باشد، سها میتواند این اطلاعات را در سطح سازمانی به سایر ابعاد مدیریت پروژه متصل کند.
در مقالات بعدی، سراغ مرحله بعدی برنامهریزی میرویم: تعیین روابط بین فعالیتها و بررسی اینکه وابستگی فعالیتها چگونه در MSP بر تاریخهای پروژه و ساختار برنامه زمانبندی اثر میگذارد.
مدیریت پروژه،
فقط ساخت یک برنامه زمانبندی نیست.
از تعریف پروژه و برنامهریزی تا کنترل پیشرفت، منابع، هزینه، ریسک و گزارشهای مدیریتی؛ سها اطلاعات پروژه را در یک محیط یکپارچه مدیریت میکند.
